Assistante de direction & évenementiel : procurement ou project management ?

Léa Travers, directrice de LTO Organisation a réuni, lors du dernier salon Meedex le 24 mars, une trentaine de personnes autour de 2 assistantes de Direction, Halima Rahimane (Assistante de direction marketing Vifor Pharma), Barbara Moulin-Rabel (Assistante direction générale Vinci énergies) et Serge Tapia, directeur général de l’agence Au service de l’Evénement.

Voici quelques paroles et mots repris pour trouver des pistes et réinventer le business avec les Assistantes de Direction :

Les Assistantes de Direction sont des négociatrices

• « Lorsque je reçois les éléments d’une assistante de direction, même si le budget n’est pas précisé, je sais qu’elle le connaît et qu’elle nous met dès le début en mode négociation »
  
• « Je suis en négociation, pour moi, l’organisation de cet événement est un vrai acte de vente auprès de ma direction (en tête à tête) comme des équipes en interne (en groupe). La négociation porte sur les prix, les agendas ou les idées.»
  
• « Mon directeur est mon client »
  
• « Est-ce que je vais avoir le luxe de travailler avec une agence ?»
  
• « Mon directeur me demande en effet de lui vendre un prix négocié »
  
• « Je négocie toujours le fait d’être présente le jour de l’événement sur place »
  
• « Je négocie l’imprévu auprès de ma Direction »

Les Assistantes de Direction sont des chefs de projets

• « J’ai beaucoup appris des agences, j’ai intégré des outils (finalement les agences sont de bons pédagogues !), par exemple le roadbook. Dans la coordination de certains événements, nous sommes véritablement en concurrence avec les chefs de projets des agences, inutile de faire appel à elle dans ce cas. »
  
• « Je sais être à l’écoute des vrais idées, oui, je pique des idées ou des contacts mais si je peux le faire, c’est peut-être finalement que je suis meilleure. »
  
• « En tant qu’agence, j’ai compris et intégré cet apprentissage des assistantes, je leurs donne volontiers certains de mes trucs & astuces, je communique les prix de mes prestataires en toute transparence. Le business n’est plus là mais plutôt dans le conseil dès la perception et la motivation de l’événement par ces cibles, le réseau que nous savons actualiser sans cesse ou l’urgence et la réactivité que nous savons gérer. »
  
• « Nous travaillons en équipe, nous coordonnons des groupes d’invités (avec l’autorité que cela demande !), nous faisons face au stress de certains (voir les agressions verbales !), nous travaillons avec des prestataires, (jamais seules) nos retroplannings sont détaillés selon les méthodes des agences, nous connaissons les prix du marché. »

BONUS Trucs & Astuces par Serge Tapia - Au Service de l’Evénement

Les règles des 1/3 pour mieux gérer un budget :

Lors d’un événement hors France

• 1/3 en moyenne est assujetti à l’aérien
• 1/3 aux prestations terrestres
• 1/3 à l’hébergement

Lors d’un événement en France

• 1/3 est dédié à la restauration
• 1/3 au lieu
• 1/3 à l’animation

Compte-rendu écrit par Christine Péron et Léa Travers